Un dépôt de garantie est une somme détenue en toute sécurité, soit en tant que paiement partiel initial, soit en tant que dépôt remboursable pour une période convenue. Après l'inscription de l'enfant, le dépôt d'inscription devient un dépôt de garantie, qui est généralement remboursé à la fin du trimestre ou lorsque l'enfant quitte le centre.
Comment consulter le dépôt de garantie
Cliquez sur le module Enfant et recherchez le profil de l'enfant souhaité.
Cliquez sur l'onglet relevé et ouvrez l'accordéon "Dépôt de garantie".
Ici, vous pourrez voir le solde actuel du dépôt de garantie ainsi que le montant à déposer comme dépôt de garantie pour l'enfant.
Vous verrez également toutes les transactions passées du dépôt de garantie en commençant par la dernière transaction jusqu'à la première transaction du dépôt de garantie.
Ajouter, ajuster ou rembourser un dépôt de garantie
Ajouter un dépôt de garantie :
Pour ajouter un montant de dépôt de garantie, cliquez sur le bouton "Ajouter".
Vous accéderez alors à la page des collections.
Dans le champ de recherche, choisissez le lieu et la famille dans les menus déroulants.
Vous verrez tous les enfants de la famille sélectionnée.
Choisissez l'enfant et saisissez le montant payé par le parent à titre de dépôt de garantie, puis cliquez sur Continuer.
Saisissez ensuite les informations relatives au paiement, telles que le nom du payeur et de l'enfant, la date du paiement, le type de paiement (espèces, virement bancaire, carte, chèque, etc.).
Vous pouvez choisir de joindre une copie du bordereau de chèque/carte, des bordereaux de virement bancaire ou d'autres documents si nécessaire.
Vous pouvez également ajouter des détails supplémentaires dans les commentaires, si nécessaire.
Cliquez sur la case à cocher " Dépôt de garantie ? ", car il s'agit d'un montant de dépôt de garantie.
Une fois que les données ont été complétées, vous pouvez cliquer sur Confirmer et le paiement sera répercuté sur l'enfant en tant que dépôt de garantie.
Ajuster un dépôt de garantie :
Pour ajuster le montant d'un dépôt de garantie, cliquez sur le bouton "Ajuster".
Une nouvelle fenêtre contextuelle apparaît, dans laquelle vous pouvez voir le solde actuel du dépôt de garantie.
Saisissez le montant à ajuster dans le champ "Montant" et choisissez un débit ou un crédit dans le champ déroulant.
Ajoutez un commentaire sur la raison de cet ajustement.
Cliquez sur Soumettre.
Remboursement d'un dépôt de garantie :
Pour rembourser partiellement ou totalement un dépôt de garantie à cet enfant, cliquez sur le bouton "Rembourser".
Une nouvelle fenêtre pop-up apparaît, dans laquelle vous pouvez voir le solde actuel du dépôt de garantie.
Vous pouvez maintenant saisir le montant à rembourser dans le champ "Remboursement". Ce montant doit être égal ou inférieur au solde actuel.
Saisissez le nom du destinataire, le type de paiement, la date de remboursement et le motif du remboursement.
Dans la partie inférieure de cette fenêtre, vous pourrez voir le nouveau solde disponible en tant que dépôt de garantie une fois le remboursement effectué.
Remarque :
Les dépôts de garantie effectués en espèces, par chèque, par mandat ou par chèque postdaté nécessitent que l'utilisateur effectue une étape supplémentaire en ajoutant un dépôt bancaire dans KinderPass.
Pour ces dépôts de garantie, le statut restera "Non crédité" jusqu'à ce qu'il soit déposé sur KinderPass.
Pour mettre à jour ce statut, allez dans le module de facturation, sélectionnez Dépôt bancaire, et cliquez sur les 3 points (...) de la collection qui doit être déposée.
Sélectionnez l'option "Dépôt". Une fenêtre pop-up vous présentera les détails du dépôt de la collection.
Ajoutez une pièce jointe au bordereau de dépôt.
Cliquez sur "Soumettre".
Retournez sur le relevé de compte de l'enfant et remarquez que le statut est désormais "crédité".
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